Lisa M1: M365 haldus (tegevuste ja töömahu kirjeldus)

M365 haldus ja  ulatus

Haldusteenus katab Microsoft 365 E5 pilverentniku ning sellega seotud teenuste (Intune Endpoint Manager, Microsoft Defender for Endpoint ja Microsoft Defender for Office 365) haldamise.

Alljärgnevalt on kirjeldatud teenuse raames teostatavad tegevused kolmes kategoorias:

1) rutiinsed ajastatud toimingud
2) intsidentidele ja teavitustele reageerimine
3) teenuspäringute täitmine.

Iga tegevuse juures on toodud lühikirjeldus, oodatav tulemus ning hinnanguline ajakulu.

1. Rutiinsed tegevused

• Turvaseadete pidev seire.

Kirjeldus: Microsoft 365 rentniku turvaseadete ja logide regulaarne jälgimine. Igapäevaselt vaadatakse üle turvakeskuse juhtpaneelid ning analüüsitakse logisid, et tuvastada kõrvalekaldeid või volitamata muudatusi turbekonfiguratsioonides. Eesmärk on proaktiivselt avastada võimalikke probleeme enne nende eskaleerumist, lähtudes parimatest tavadest (nt daily dashboard reviews ja proactive monitoring) .

Oodatav tulemus: Kriitilised turvaseaded (nagu mitmikautentimine, tingimuslik ligipääs jms) püsivad pidevalt nõuetekohaselt rakendatuna. Igasugused kõrvalekalded turvapoliitikates avastatakse varakult, mis aitab ennetada turvaintsidente. Organisatsiooni pilveteeress on pideva järelevalve all ning vastab Microsofti soovituslikele turvapraktikatele.

Soovituslik tööaja kulu: ~15 min päevas (ca 5 tundi kuus).

• Pahavara ja ohuteavituste jälgimine.

Kirjeldus: Microsoft Defender for Endpointi ja Defender for Office 365 turbehoiatuste ja ründeindikaatorite igapäevane monitooring. Turvameeskond jälgib reaalajas süsteemi genereeritavaid teavitusi (nt pahavara tuvastused, kahtlased sisselogimised) ning uurib kõrgema ohuastmega juhtumeid viivitamata. Vajadusel algatatakse automaatsed või käsitsi vastumeetmed (näiteks nakatunud seadme isoleerimine või pahavara eemaldamine) .

Oodatav tulemus: Küberohud ja intsidentide algfaasid tuvastatakse ning peatatakse kiiresti, enne kui need jõuavad laiemalt mõju avaldada. Kõik tuvastatud pahavara ja ründeindikaatorid saavad õigeaegse lahenduse – süsteem eemaldab või karantiini võtab ohu ning administraatorid viivad lõpule täiendavad turvameetmed. Tulemuseks on turvaline ja puhas töökeskkond, kus riskid on viidud miinimumini.

Soovituslik tööaja kulu: ~15–30 min päevas (umbes 5–10 tundi kuus, sõltuvalt tuvastatud ohtude hulgast).

• Microsoft Secure Score haldus.

Kirjeldus: Microsoft Secure Score’i (turbetulemusnäitaja) regulaarne jälgimine ja parendamine. Secure Score on Microsoft 365 turbekeskuse tööriist, mis mõõdab organisatsiooni turvataset ning annab soovitusi paranduste rakendamiseks . Haldusteenuse raames vaadatakse Secure Score üle vähemalt kord kuus ning koostatakse plaan soovituslike parenduste elluviimiseks. Vajadusel tehakse konfiguratsioonimuudatusi (nt lubatakse mõni turvafunktsioon) koostöös kliendiga, et skoori tõsta .

Oodatav tulemus: Organisatsiooni turvapoliitikad ja -seaded paranevad järjepidevalt vastavalt Microsofti parimatele praktikatele. Secure Score’i tõus näitab tugevat turvataset – kõrge skoor peegeldab, et soovitatud turvameetmed on rakendatud . Pidev Secure Score juhtimine vähendab haavatavusi ning tagab parema kaitse võimalike rünnete vastu.

Soovituslik tööaja kulu: ~1 tund kuus (paranduste planeerimine ja rakendamine).

• Microsoft Compliance Score haldus.

Kirjeldus: Microsoft Purview Compliance Manageri vastavusskoori (Compliance Score) jälgimine ja parenduste koordineerimine. Compliance Score annab hinnangu, mil määral on rentniku sätted ja protsessid vastavuses regulatiivsete nõuetega. Igakuiselt või kvartaliti vaadatakse üle vastavusskoori Improvement Actions soovitused ning tehakse vajalikud sammud (nt poliitikate või turvameetmete juurutamine) skoori parandamiseks . Vajadusel kohandatakse vastavusnõudeid organisatsiooni eripärale ning teostatakse siseauditid.

Oodatav tulemus: Organisatsiooni Microsoft 365 keskkond vastab üha paremini infoturbestandarditele ja regulatiivsetele nõuetele. Compliance Score paraneb ajas – tuvastatud puudujäägid saavad adresseeritud ning rakendatakse leevendavaid meetmeid. See tagab, et ettevõtte pilveteenuse kasutus on kooskõlas nõuete ja parimate tavadega, vähendades nõuetele mittevastavuse riske.

Soovituslik tööaja kulu: ~1–2 tundi kuus (olenevalt nõuete muudatustest ja parendusmeetmete hulgast).

• Kasutajakontode ja õiguste audit.

Kirjeldus: Rentniku kasutajakontode, ligipääsuõiguste ja administraatorrollide regulaarne ülevaatus (soovitatavalt igakuiselt, vähemalt kvartalis). Haldusteenus kontrollib, et kasutajatel on ainult vajalikud õigused (least privilege põhimõte) ning tuvastab kontod, mida pole pikka aega kasutatud või mis tuleks eemaldada/peatada. Eriti pööratakse tähelepanu kõrgendatud õigustega kontodele – vaadatakse üle globaaladministraatorite loend, rollimäärangud ja külaliskasutajad, et veenduda nende jätkuvas vajaduses .

Oodatav tulemus: Kasutajate juurdepääsud on ajakohased ja vastavad organisatsiooni tegelikele vajadustele. Mittevajalikud või ohtlikult laiad õigused on eemaldatud (nt töötajate rollimuutuste või lahkumiste korral võetakse liigsed õigused ära), mis vähendab andmete leket ja kuritarvituse riski. Regulaarne audit tagab, et ainult õiged inimesed omavad juurdepääsu kriitilistele ressurssidele, nagu Microsoft soovitab .

Soovituslik tööaja kulu: ~2 tundi kuus (sh igakuised kontrollid; süvendatud audit kord kvartalis ~4 tundi kvartalis).

• Seadmete vastavus- ja tervisekontroll (Intune).

Kirjeldus: Intune Endpoint Manageri abil hallatavate seadmete vastavuse (compliance) poliitikate jälgimine ning seadmehalduse korra kontroll. Iganädalaselt vaadatakse Intune’i raportitest üle seadmete olek – tuvastatakse mittesobivad (non-compliant) seadmed ning uuritakse mittevastavuse põhjuseid. Vajadusel rakendatakse parandusmeetmeid (nt seadmete uuendamine, kasutajate teavitamine nõuete rikkumisest). Samuti kontrollitakse, et Intune’i poliitikad (näiteks paroolinõuded, krüpteering, viirusetõrje olek) on asjakohased ja ajakohased. Regulaarne raportite ülevaatus annab ülevaate seadmepargist ning võimaldab proaktiivset haldust .

Oodatav tulemus: Kõik organisatsiooni seadmed, mis Microsoft 365 teenustele ligi pääsevad, vastavad kehtestatud turvastandarditele. Mittesobivate seadmete hulk on viidud miinimumini – võimalikud probleemid (nt aegunud operatsioonisüsteem, puuduv krüpteering) lahendatakse kiiresti või seadmetele piiratakse juurdepääsu seni, kuni nõuded on täidetud. Regulaarne kontroll tagab, et ettevõtte andmetele pääsevad ligi ainult turvalised ja nõuetele vastavad seadmed .

Soovituslik tööaja kulu: ~30–60 min nädalas (u 2–4 tundi kuus, sõltuvalt seadmepargi suurusest).

• Microsofti teenuse teadete ja tervise kontroll.

Kirjeldus: Microsoft 365 halduskeskuse Message Centeri teadete ning teenuste Service Health (teenuse tervise) paneeli jälgimine iganädalaselt. Administraator kontrollib uusi teateid, mis puudutavad süsteemi muudatusi, uusi funktsioone või vajalikke admini tegevusi, ning planeerib vastavad sammud (näiteks funktsiooni väljalülitamine või kasutajate teavitamine enne muutust). Samuti jälgitakse pilveteenuste terviseseisundit – kui Microsoft annab märku mõnest häirest või hooldustööst, registreeritakse see ja hinnatakse võimalikku mõju kliendile. Teadete halduse käigus hallatakse Message Centeri kirjeid ning vajadusel konsulteeritakse kliendiga oluliste muudatuste osas .

Oodatav tulemus: Ettevõte on kursis Microsoft 365 platvormi arengute ja muudatustega ning suudab nendega õigeaegselt kohanduda. Ühtegi kriitilist Microsofti teadet (nt turvavärskendus või funktsiooni deprekatsioon) ei jäeta tähelepanuta – vajalikud toimingud tehakse õigeaegselt, vältides teenusekatkestusi või turvariske. Samuti annab teenuse tervisekontroll varajase hoiatuse võimalikest üldistest pilveteenuse probleemidest, võimaldades IT-personalil kasutajaid ennetavalt teavitada või ajutisi lahendusi leida.

Soovituslik tööaja kulu: ~30 min nädalas (u 2 tundi kuus).

• Microsoft 365 rentniku konfiguratsiooni ülevaatus (kvartaalne).

Kirjeldus: Iga kvartal teostatakse põhjalikum M365 tenant’i konfiguratsiooni audit, et hinnata keskkonna üldist vastavust parimatele tavadele. See hõlmab turbesätete, ligipääsupiirangute, vastavuspoliitikate ning muude oluliste seadistuste läbi vaatamist tervikpildis. Ülevaatuse käigus võrreldakse rentniku seadeid Microsofti uusimate soovitustega ning tuvastatakse võimalikud parendus- või optimeerimiskohad (nt lubada uus turbefunktsioon, korrigeerida andmete säilituspoliitikaid jm). Vajadusel koostatakse tegevusplaan muudatuste rakendamiseks.

Oodatav tulemus: Rentnik on seadistatud optimaalselt ja turvaliselt – konfiguratsiooniarvustuse tulemusel on teada, kas kusagil on hälbeid standardist või võimalusi täiendavaks turbekõvendamiseks. Halduspartner annab soovitused konfiguratsiooni parandamiseks ning aitab neid ellu viia, hoides keskkonna kooskõlas uuenevate turbestandarditega. Microsofti tööriistad (nt Secure Score ja Compliance Manager) annavad pidevalt sisendit konfiguratsiooni täiustamiseks , ning kvartaalne ülevaatus tagab, et need võimalused on rakendatud.

Soovituslik tööaja kulu: ~2–4 tundi kvartalis (sõltuvalt keskkonna suurusest ja tehtavate muudatuste mahust).

• Kvartaalsete turbe- ja vastavusraportite koostamine.

Kirjeldus: Iga kvartal koostatakse kliendile raport, mis koondab Microsoft 365 keskkonna haldustegevused ja olulisemad näitajad. Raport sisaldab näiteks ülevaadet Secure Score’i ja Compliance Score’i dünaamikast (paranemised, jäänud soovitused), intsidendistatistikat (toimunud turvaintsidendid ja nende lahendused), vastavusauditi tulemusi ning teenusekasutuse trende. Samuti esitatakse raportis järgmise kvartali soovituslik tegevuskava kriitiliste teemade lahendamiseks. Vajadusel arutatakse raport läbi kliendi esindajatega.

Oodatav tulemus: Kliendil on regulaarselt detailne ülevaade pilveteenuse seisundist ja tehtud hooldustoimingutest. Raport suurendab läbipaistvust – juhtkond saab kinnitust, et turvalisuse ja vastavuse tagamiseks tehakse järjepidevalt tööd. Kvartaalne kokkuvõte võimaldab hinnata haldusteenuse tulemuslikkust ning planeerida ressursse (sh eelarvet ja edasisi arendusi) vastavalt reaalsetele riskidele ja prioriteetidele.

Soovituslik tööaja kulu: ~2 tundi kvartalis (andmete kogumine, analüüs ja kliendikohtumine).

2. Intsidentidele ja teavitustele reageerimine

• Turvaintsidentide uurimine ja lahendamine.

Kirjeldus: Juhul kui Microsoft 365 keskkonnas ilmneb turvaintsident (näiteks kasutajakonto kompromiteerimine, lunavara rünnak endpoint’il või ohtliku e-kirja levik), reageerib haldusteenus viivitamatult. See hõlmab intsidiendi uurimist Microsoft 365 turbetööriistadega (Defenderi portaalides, auditilogides), mõju ulatuse kindlakstegemist ning vajalikku leevenduste rakendamist. Vajadusel tehakse koostööd Microsofti toega probleemi lahendamiseks. Töötatakse välja konkreetne tegevusplaan vastavalt intsidenti tüübile – näiteks häkkeri poolt kompromiteeritud konto korral lähtestatakse paroolid ja tühistatakse seansid, pahavara puhangu korral eemaldatakse nakatunud failid/ meilid ja eraldatakse mõjutatud seadmed võrgust. Kõik tegevused dokumenteeritakse.

Oodatav tulemus: Turvaintsidendid lahendatakse professionaalselt ja kiiresti, järgides kindlaid reageerimisprotseduure. Intsidendi mõju lokaliseeritakse ning kõrvaldatakse – pahavara on eemaldatud, kuritahtlik ligipääs blokeeritud ja haavatavused parandatud. Kliendile edastatakse kokkuvõte juhtunust ja võetud meetmetest ning tehakse soovitused edaspidiseks (nt täiendav kasutajakoolitus või turvakonfiguratsiooni parendus). Selline operatiivne käsitlemine vastab partnerite parimatele tavadele – näiteks Delli hallatava teenuse korral teavitatakse klienti viivitamatult tuvastatud ohtudest ning antakse soovitused nende lahendamiseks .

Soovituslik tööaja kulu: Sõltuvalt intsidentide arvust ja keerukusest (üksikintsident ca 2–4 tundi). Eelduslikult ~2 tundi kuus keskmiselt on planeeritud turvaintsidentide halduseks (vajadusel lisatunnid suuremate intsidentide korral).

• Microsoft 365 teenuseintsidentide ja -teavituste käsitlemine.

Kirjeldus: Reageerimine Microsofti poolt edastatavatele teenuseintsidentidele või kriitilistele teavitustele, mis võivad mõjutada kliendi teenuste kättesaadavust või turvalisust. Näiteks juhul, kui Microsoft teatab Exchange Online’i teenuse tõrkest või globaalsest probleemist, jälgib haldustiim aktiivselt Microsoft 365Service Health teadet, teavitab vajadusel klienti ja kasutajaid olukorrast ning rakendab ajutisi lahendusi kuni Microsofti-poolse lahenduseni. Samuti hõlmab see komponent reageerimist Microsofti advisory-tüüpi teadetele – näiteks kui Microsoft annab teada uuest turvaohtlikust haavatavusest või nõuab adminilt konkreetset tegevust (nt konfiguratsioonimuudatust), teostatakse need tegevused esimesel võimalusel. Vajadusel eskaleeritakse probleem Microsofti toele kliendikeskkonna tasandil.

Oodatav tulemus: Microsofti pilveteenuste katkestused ja muudatused on kliendi jaoks hallatud – teenuseintsidentide korral on kommunikatsioon tagatud (kasutajad teavad, et probleemist ollakse teadlik ja lahendus on ootel) ning pärast intsidenti kontrollitakse teenuse täielikku taastumist. Ühtegi Microsofti kriitilist admini-teavitust ei jää rakendamata: nõutud konfiguratsioonimuudatused või turvapaigad saavad õigeaegselt tehtud, ennetades võimalikke probleeme tulevikus. Kokkuvõttes väheneb äritegevuse katkestuste kestus ja mõju, kuna reageerimine on kiire ja koordineeritud.

Soovituslik tööaja kulu: Varieeruv (intsidentipõhine). Planeeritavalt ~1 tund kuus teavituste/intsidentide haldamiseks (olenevalt tegelikust juhtumite arvust; suuremate tõrgete puhul ajakulu vajadusel suurem).

3. Teenuspäringute täitmine

• Uute kasutajakontode loomine ja haldus.

Kirjeldus: Uute töötajate või teenusekasutajate lisamine Microsoft 365 rentnikku vastavalt kliendi tellimustele. Konto loomisel seadistatakse kasutajale sobivad litsentsid (nt E5) ning rakendatakse lähteturvaseaded (sh MFA nõue, vajadusel tingimusliku ligipääsu reeglid). Samuti lisatakse kasutaja vastavatesse gruppidesse ja jaotatakse postkastid või OneDrive’i ligipääsud vastavalt organisatsiooni protseduuridele. Haldusteenus tagab, et iga uus identiteet luuakse nõuetekohaselt ning talletatakse õiged profiiliandmed . Vajadusel koordineeritakse kasutaja seadme registreerimine Intune’i ja valmistatakse ette esmakasutuse juhised.

Oodatav tulemus: Uued kasutajad saavad operatiivselt ligipääsu neile vajalikele Microsoft 365 teenustele kohe tööle asumisel. Kõik kontod on algusest peale turvalised (vajalikud litsentsid on omistatud ja turvapoliitikad kehtivad). See ühtlustab tööle võtmise protsessi ning vähendab käsitsi sekkumisest tulenevaid vigu – identiteedihaldus on järjepidev ja korrektne. (Näiteks Delli pakutavas M365 haldusteenuses rõhutatakse identiteetide korrektset loomist ja haldust kliendi pilvkeskkonnas .)

Soovituslik tööaja kulu: ~30 min ühe uue kasutaja kohta (keskmiselt 1–2 tundi kuus, olenevalt uute kasutajate arvust).

• Kasutajaõiguste muutmine ja juurdepääsude haldus.

Kirjeldus: Kliendi poolt tellitud kasutajate õiguste muudatuste teostamine Microsoft 365 keskkonnas. Siia kuulub näiteks kasutajale täiendavate õiguste andmine või äravõtmine (nt lisada kasutaja mõne meeskonnatööruumi või SharePointi saidi omanikuks, muuta postkasti juurdepääsuõigusi, määrata administraatorirolli või eemaldada see). Iga õiguste muutmise päring vaadatakse läbi, kontrollides vajadusel vastavaid kinnitusi, ning rakendatakse nõuetekohaselt põhimõtet “nii vähe õigusi kui vajalik”. Pärast muudatust logitakse tehtud muudatus auditeerimise tarbeks.

Oodatav tulemus: Kasutajate ligipääsuõigused on alati ajakohased ning vastavad nende tööülesannetele. Kui töötaja roll muutub või projekt lõpeb, kohandatakse tema juurdepääse kiiresti – tagatud on, et liiga laiad õigused ei püsiks. Samuti saavad töötajad vajalikud lisajuurdepääsud operatiivselt, mis tõstab nende produktiivsust (ei pea pikalt ootama ligipääsu olulisele ressursile). Regulaarne ja korrektne juurdepääsude haldus toetab turvalisust ning andmekaitset, vältides olukordi, kus eks-töötajal või sobimatul isikul jäävad alles liigsed õigused.

Soovituslik tööaja kulu: ~15–30 min päringu kohta (keskmiselt 1–2 tundi kuus, sõltuvalt õiguste muutmise päringute arvust).

• Seadmehalduse päringud (Intune).

Kirjeldus: Erinevate seadmega seotud haldustoimingute tegemine kliendi palvel. Näiteks vajadusel uue ettevõtte sülearvuti või mobiilseadme Intune’i registreerimise abistamine (juhendamine või profiilipoliitikate määramine), kadunud või varastatud seadme kaugkustutuse (remote wipe) käivitamine, või konkreetse seadme tõrke lahendamine Intune’i kaudu (profiili taasrakendamine, poliitikate värskendamine jms). Halduspartner reageerib taolistele päringutele esimesel võimalusel, tagades et seadmehaldusprotseduurid (nt töötaja lahkumisel seadme eemaldamine või asendusseadme ettevalmistus) toimivad sujuvalt.

Oodatav tulemus: Seadme elutsükliga seotud toimingud viiakse läbi kiiresti ja turvaliselt. Kadunud seadmete puhul välditakse andmeleket andmete kustutamise kaudu; uued seadmed on korrektselt ettevõtte poliitikatega seadistatud enne kasutajale üleandmist. Kasutajate jaoks paraneb kogemus – nad saavad abi seadmeprobleemidele ja -soovidele mõistliku reageerimisajaga. Organisatsiooni seadmepark püsib ajakohane: mitteaktiivsed või volitamata seadmed eemaldatakse Intune’ist ja vajadusel Azure AD-st (parim praktika on aeg-ajalt puhastada keskkonda vananenud seadmetest) .

Soovituslik tööaja kulu: ~30 min – 1 tund päringu kohta (keskmiselt 1–2 tundi kuus seadmega seotud päringutele).

• Muude standardpäringute täitmine.

Kirjeldus: Igapäevaste Microsoft 365 haldustoimingute raames tekkivate teiste väiksemate päringute käsitlemine. Siia kuuluvad näiteks paroolivahetuse või konto lukust lahtitegemise abistamine, Microsoft 365 litsentside muutmine või jaotamine kasutajate vahel, ühiskasutusega postkastide või meililistide loomine ning haldamine, erinevate Microsoft 365 rakenduste seadistusmuudatused jms. Haldusteenus lahendab need päringud vastavalt kokkulepitud SLA-le. Paljud neist on tavapärased administreerimistoimingud (näiteks rühmade, kontaktide, ressursside haldus Exchange Online’is) , mis teostatakse kiiresti ja korrektselt.

Oodatav tulemus: Kliendi organisatsiooni igapäevased IT-tööd on sujuvalt kaetud – standardpäringud täidetakse õigeaegselt ning kasutajad saavad kiiresti tagasi produktiivse töö juurde. Näiteks uue jagatud postkasti loomine või olemasoleva gruppi liikmete uuendamine ei tekita pikki ooteseise, sest haldusteenus tegeleb sellega operatiivselt. Ühtlasi tagab see, et Microsoft 365 keskkond püsib hästi organiseerituna (kontod, grupid, postkastid on ajakohased).

Soovituslik tööaja kulu: ~15–30 min päringu kohta (keskmiselt 2 tundi kuus kokku selliste väiksemate päringute teenindamiseks).

Kokkuvõte töömahust: Ülaltoodud tegevuste elluviimiseks on hinnanguline kogukulu keskmiselt ~16–24 tundi kuus (ehk ~48–72 tundi kvartalis), sõltuvalt konkreetse keskkonna suurusest ja dünaamikast. Tegelik töömaht võib varieeruda vastavalt intsidendide ja päringute tegelikule hulgale. Haldusleping hõlmab nimetatud tegevuste teostamist kokkulepitud mahus, tagades kliendi Microsoft 365 E5 keskkonna turvalise, vastavuspõhise ja tõrgeteta toimimise.

 

Lisa M2 – Kasutatavad haldusportaalid ja infoallikad

Sissejuhatus

Käesolev dokument laiendab Lepingu Lisa A punktis 4 toodud tabelit ja kirjeldab detailsemalt haldusportaale, millest Microsoft 365 E5 tenant’i haldusteenuse käigus infot hangitakse, ning täpsustab iga portaali puhul:

Peamine eesmärk – milleks portaali kasutatakse.

Olulised vaated ja menüüd – igapäevase, iganädalase ja igakuise töö seisukohalt.

Seosed Lisa A tegevuskoodeksiga – millised R‑, I‑, S‑ või C‑tüüpi tegevused toetuvad konkreetsele vaatele.

Praktilised juhised – navigatsioon, filtrid, eksport ja automatiseerimine (sh PowerShell / Graph API viited).

Terminoloogia märkus: Microsoft on 2023–2024 a. jooksul ühtlustanud turbeportaale (Defender XDR). Kui menüüde nimed muutuvad, kohandatakse seda juhendit kvartaliauditi käigus.

1 · Microsoft 365 Defender portal (https://security.microsoft.com)

1.1 Peamine eesmärk

Ühtne keskne klaaspaneel (XDR) kõigi pilveturbehoiatuste käsitlemiseks: Defender for Endpoint, Defender for Office 365, Microsoft 365 Apps ja identiteedi signaalid.

Secure Score’i realtime‑indeks, mis kogub turvapoliitikate rakendamise taset.

1.2 Olulised vaated

Vaade	Navigatsioonitee	Töötsükkel
Incidents & alerts	Home → Incidents & alerts → Alerts queue	Igapäevane (R1, I1) – sort Severity = High & Medium, olek Active.
Secure Score	Secure Score	Iganädalane (R1) – nupp Improvement actionsfilt Not planned + High risk.
Threat analytics	Threat intelligence → Threat analytics	Iganädalane – Active campaigns; vajadusel I‑tüüp intsident.
Endpoint vulnerabilities	Endpoint security → Vulnerability management → Weaknesses	Iganädalane (R2) – ekspordi CSV.
Email & collaboration	Email & collaboration → Explorer (real‑time detections)	Igapäevane (R2) – filtri Verdict = Malicious; kontrolli karantiin.

1.3 Praktilised juhised

Otsing ja filtrid: Alert queue lubab KQL‑stiilis otsingut (alertSeverity:High AND serviceSource:Office) – seda kasutatakse kiiresti kitsemaks otsinguks.

Automatiseerimine: API-lõpp /security/alerts (Microsoft Graph beta) tõmbab öisel cron‑skriptil TOP 100 aktiivset alerti CSV‑na Jira’le.

Export: Iga tabelivaate paremas ülanurgas Export – vali Download all rows. Ühendatakse Power Query’ga kuukokkuvõtteks.

Isolatsioon: Kui Endpoint‑alert nõuab seadme isolatsiooni, vali Device actions → Isolate device (full).

2 · Microsoft Entra / Azure AD admin center (https://entra.microsoft.com)

2.1 Peamine eesmärk

Identiteetide kaitse (Identity Protection), rollipõhise juurdepääsu (RBAC/PIM) haldus ja sisselogimislogid.

2.2 Olulised vaated

Vaade	Navigatsioonitee	Töötsükkel
Identity Protection → Risky sign‑ins	Protect & secure → Identity Protection → Risky sign‑ins	Igapäevane (I2) – filter Risk = High; klõpsa Confirm compromise / Dismiss.
Identity Protection → Risky users	sama	Igapäevane (I2) – kasutajate paroolivahetus.
Roles & administrators	Manage → Roles & administrators	Igakuine (R4) – eksport Global Administrator‐list CSV‑na.
Privileged Identity Management	Protect & secure → Privileged Identity Management	Kvartaalne (C1) – läbivaatuse plaan, Access reviews.
Sign‑in logs	Monitor → Sign‑in logs	Igapäevane (R2) – KQL filtrid LogonError != 0vms.

2.3 Praktilised juhised

Access review: käivitage kvartalis Global Admin rollile, Duration = 14 days, reviewer = CISO.

PowerShell: Get-AzureADAuditSignInLogs -Filter “riskLevelDuringSignIn eq ‘high'” – autom. raport.

3 · Intune admin center (https://endpoint.microsoft.com)

3.1 Peamine eesmärk

Seadmehaldus ja vastavuse (compliance) ülevaated, poliitikate juurutamine ning kaugtoimingud (wipe, isolate).

3.2 Olulised vaated

Vaade	Navigatsioonitee	Töötsükkel
Devices → All devices	Root → Devices → All devices	Iganädalane (R2/R6) – filter Compliance = Non‑compliant.
Reports → Endpoint security	Root → Reports → Endpoint security	Iganädalane – seadme risk/antimalware olek.
Endpoint security → Antivirus	Root → Endpoint security → Antivirus	Igakuine – kontrolli Assigned – Not up to date.
Remote actions	Devices list → vali seade → Wipe / Sync / Restart	Ad‑hoc (S3) – seadme haldus.

3.3 Praktilised juhised

Filters: Salvestage kohandatud Device filter osPlatform eq ‘Windows’ and deviceCompliance eq ‘false’.

Excel eksport: iga seadmelist → Export nupp → CSV, laaditakse Teams turvakanalisse.

4 · Microsoft Purview Compliance center (https://compliance.microsoft.com)

4.1 Peamine eesmärk

Vastavusauditid, DLP rikkumised, andmete säilituspoliitikad.

4.2 Olulised vaated

Vaade	Navigatsioonitee	Töötsükkel
Compliance score	Home → Compliance score	Igakuine (R3, C1) – Improvement actions järjekord.
Data loss prevention → Alerts	Home → Data loss prevention → Alerts	Igapäevane (R2, I1) – filter Severity = High.
Data classification → Content explorer	sama	Ad‑hoc – kontrolli, milline tundlik sisu kus paikneb.
Audit → Audit log search	sama	Igapäevane (R2) – eeldefineeritud päring “SensitiveFileDownloaded”.

4.3 Praktilised juhised

Alert policy: loo kohandatud DLP alert „Internal → External credit card data“ – Severity = High, e‑post turvameeskonnale.

Export: Compliance Score → Download actions – lisatakse kvartali riskiraporti lisa.

5 · Microsoft 365 admin center (https://admin.microsoft.com)

5.1 Peamine eesmärk

Teenuseoperatsioonid (Service Health/Message Center), litsentside haldus, kasutajarekvisiidid ja grupihaldus.

5.2 Olulised vaated

Vaade	Navigatsioonitee	Töötsükkel
Health → Service health	Root → Health → Service health	Igapäevane (I3) – punase/kollase teenuseintsidendi jälg.
Health → Message center	sama	Igapäevane (R7) – filtrid Action required, Security update.
Billing → Licenses	Root → Billing → Licenses	Kvartaalne (C2) – litsentside kasutuse jaotuse eksport.
Users → Active users	Root → Users → Active users	Igapäevane (S1/S4) – uute kontode loomine, deaktiveerimine.

5.3 Praktilised juhised

Message center rules: seadista Preferred language = English + Email digest daily turvameeskonnale.

PowerShell: Get-MgAuditLogSignIn -Top 50 – kiire turvakontroll (Graph SDK).

6 · Lisatööriistad ja integreerimised

Tööriist	Kasutus	Märkused
Microsoft Graph PowerShell / API	Automatiseeritud aruandlus Secure Score, Intune compliance’i kohta.	Cron‑skript juhib CSV‑de eksporti öösel; failid salvestatakse SharePoint turvaraamatusse.
Log Analytics + Sentinel	Sügavam threat‑hunting (valikuline, kui tellitud).	Defender alertid voogesitatakse Sentinelisse – SIEM korrelatsioon.
Jira / ServiceNow	Piletihaldus & change management.	Iga R‑ või I‑tegevus märgitakse unikaalse piletikoodiga.

Kokkuvõte

Administraatori igapäevane/iganädalane kontrollring algab Microsoft 365 Defender portaalist (turvaalerts, Secure Score), seejärel liigub Entra identiteediriskide juurde, kontrollib Intune seadmeid, hindab PurviewDLP/Compliance‑näitajaid ja lõpetab Microsoft 365 admin keskuse teenuseterviseteadete ülevaatamisega.

Kõik leitud kõrvalekalded logitakse piletisüsteemi ning vajaduse korral eskaleeritakse Lisa A I‑tüüpi intsidentidena.

LISA M3 – KOOSTÖÖKORRALDUS KOLMANDA OSA-POOLE HALDUSTEENUSEGA

1. Eesmärk

Käesoleva Lisa eesmärk on sätestada infovahetuse ja koostöö põhimõtted juhul, kui Kliendi arvutivõrku, tööjaamu või RMM-infrastruktuuri (nt Datto RMM) haldab Kolmas osapool (edaspidi “Kolmas osapool”), näiteks Telekom, Datto MSP või mõni muu partner.

2. Informatsiooni edastamine Kolmandale osapoolele

2.1 Teavitused intsidentidest

1. Kui Microsoft 365 E5 keskkonna kasutamise käigus tuvastame turvaintsidendi (nt kahtlase sisselogimise, kompromiteeritud konto, pahavara ründe vms), teavitame:

• Klienti – valdavalt e-postiga, vajadusel ka telefoni teel, et Kliendil oleks kohene ülevaade olukorrast.
• Kolmandat osapoolt – kui esialgne analüüs viitab, et intsident võib olla seotud lokaalse taristu või tööjaama tasandi probleemiga (seadme turvapuudus, OS-i parenduste vajadus jms).

2. Teavitades Kolmandat osapoolt, edastab Teenusepakkuja olulise M365 poolelt saadud info (nt Defenderi raporti kokkuvõte, IP-aadressid, kasutajakonto ID jms), mis võib aidata diagnoosida või lahendada intsidenti lokaalses taristus.

• Teenusepakkuja ei vastuta selle teabe sisu täielikkuse või kasutamise eest, kuna tööjaama- ja võrguhalduses ei ole Teenusepakkujal kontrolli ega vastutust.
• Kolmas osapool otsustab ise, kuidas ja kas ta saadud infot oma haldusvahendites (nt Datto RMM) rakendab või kas see vajab täiendavat analüüsi.

3. Teenusepakkuja edastab info e-postiga (või muu kokkulepitud kanali kaudu) nii kiiresti kui võimalik, kuid ei vastuta võimalike viivituste eest Kolmanda osapoole poolsetes protsessides ega tagajärgede eest, kui Kolmas osapool saadud infot ei kasuta või rakendab seda hilinemisega.

2.2 Tehniline taustinfo

1. Teenusepakkuja võib Kolmandale osapoolele edastada logiväljavõtteid (nt Defender for Endpointi alertid, M365 auditilogi katkend) või teisi M365 raporteid, mis on asjakohased arvutivõrgu või tööjaama tasandi probleemi diagnoosimiseks.
2. Teenusepakkuja ei taga kõigi võimalike andmeväljavõtete terviklikkust, kuna:

• Kliendi lokaalne taristu (tööjaamad, Datto RMM-agendid, tulemüürid) ei ole Teenusepakkuja hallata, mistõttu võib lisainfo laekuda või puudu jääda Kolmanda osapoole või Kliendi suunalt.
• Edastatud raportid või hoiatused on MS365 keskkonna vaatenurk. Lõpliku probleemi põhjust tuvastab Kolmas osapool oma tööriistadega.

2.3 Koostöö sujuvus

1. Kolmas osapool võib küsida Teenusepakkujalt M365 keskkonnaga seotud täiendavaid andmeid või soovitusi. Teenusepakkuja annab omapoolse eksperthinnangu, kuid ei vastuta Kolmanda osapoole äranägemise või otsuste eest, kuidas nad seda infot reaalselt kasutavad.
2. Kui Kliendi IT-keskkonna terviklik kaitsmine nõuab lokaalseid uuendusi (näiteks opsüsteemi turvapaigad, Datto RMM-agendi uuendus), siis Teenusepakkuja annab sellest märku nii Klientidele kui ka Kolmandale osapoolele, kuid ei vastuta, kui vajalikud sammud jäävad Kolmanda osapoole poolt tegemata.

3. Koostööpõhimõtted Datto RMM-i kasutamisel

1. Rollijaotus

• Kolmas osapool vastutab Datto RMM-i (või muu RMM-tööriista) paigaldamise, seadistamise ja jooksvate uuenduste eest igas Kliendi arvutis.
• Teenusepakkuja (M365 halduspartner) ei sekku Datto RMM agendi funktsioneerimisse, halduskonsooli seadetesse ega tööjaamade opsüsteemi uuendamisse.
• Juhul kui M365 poolel tuvastatakse intsident, mille lahendus eeldab tööjaama tasandil sekkumist (pahavara eemaldus, uuenduste paigaldus, seade karantiini määramine jms), edastab Teenusepakkuja Kolmandale osapoolele vastava info (märkides näiteks “Arvuti X on Defenderis märgitud ohtlikuks” vms). Edasine tegutsemine (karantiin, RMM-agendi seadistus) on Kolmanda osapoole pädevus ja vastutus.

2. Andmete sünkroniseerimine

• Teenusepakkuja ei kogu ega säilita Datto RMM agendi logisid; see kuulub Kolmanda osapoole haldusdomeeni.
• Kui Kolmas osapool vajab MS365-st täpsemaid andmeid (nt e-posti päised, kaitsesoovitused), siis Teenusepakkuja väljastab need võimaluste piires. Kas, kuidas ja millal Kolmas osapool saadud infot RMM-is rakendab, on nende äranägemine.
• Teenusepakkuja ei vastuta olukorra eest, kus Kolmas osapool Datto RMM logidest tuvastatud informatsiooni ei kasuta või kasutab puudulikult.

4. Vastutuse ulatus

4.1 Teenusepakkuja vastutus

• Teenusepakkuja hoolitseb ainult Microsoft 365 E5 tenant’i ja selle seotud pilveteenuste (Intune, Defender, Office 365) seadistuste, poliitikate ja auditeerimise eest Lepingu tingimuste raames.
• Teenusepakkuja võtab endale kohustuse teavitada Klienti ja Kolmandat osapoolt, kui M365 poolelt on tuvastatud potentsiaalseid riske või intsidente, kuid ei vastuta, kas Kolmas osapool seda teavet kasutab või kasutamata jätab.

4.2 Teenusepakkuja ei vastuta

1. Arvutite füüsilise hoolduse või opsüsteemi turvapaikade paigaldamise eest, mida teostatakse Datto RMM-iga (või muude Kolmanda osapoole tööriistadega).
2. Kolmanda osapoole reageerimise või mitte­reageerimise eest: kui Teenusepakkuja on edastanud teavitused (e-posti, telefoni vm kokkulepitud kanali kaudu), kuid Kolmas osapool ei rakenda soovitatud meetmeid õigeaegselt.
3. Klienti otseselt või kaudselt tabanud kahjude (muu hulgas saamata jäänud tulu) eest, kui see on tingitud Kolmanda osapoole tegevusetusest või viivitustest tööjaama- ja võrguhalduses.
4. Datto RMM agendi konfiguratsiooni, versiooniuuenduste või muude lokaalse taristu seadistuste eest, mis jäävad Teenusepakkuja haldusulatusest välja.
5. Tööjaamade riistvara- või tarkvararikete eest, kui nende lahendamiseks on vaja Kolmanda osapoole sekkumist (Telekom/Datto jms).
6. Täppisandmete (nt RMM logide) terviklikkuse, õigsuse ega nende õigeaegse kättesaadavuse eest, kuna need on Kolmanda osapoole haldusalas.

5. Koostöö protseduurid

1. Kontaktisikud

• Klient tagab, et nii Teenusepakkujal kui ka Kolmandal osapoolel on olemas teineteise kehtivad kontaktid (e-posti aadressid, telefoninumbrid).
• Kõrge kriitilisusega intsidentide korral võib Teenusepakkuja (M365 halduspartner) pöörduda otseselt Kolmanda osapoole kontaktisiku poole telefonitsi, kopeerides Kliendi igakordselt e-kirja CC-sse.

2. Regulaarne staatuskoosolek

• Soovitavalt vähemalt kord kvartalis (või Kliendi nõudmisel) toimub ühine koosolek, kus vaadatakse üle Kliendi IT-taristu tervikpilt: M365 keskkonna turbe- ja vastavusseis, Datto RMM haldustegevused, avatud intsidentide staatus.
• Teenusepakkuja raporteerib M365 turbest ja intsidendihaldusest, Kolmas osapool selgitab tööjaamade ja võrgu haldust. Kliendil on terviklik ülevaade vastutusaladest ja edasistest sammudest.

3. Andmete ja teavituste edastamise viis

• Teenusepakkuja edastab teavitused, logiväljavõtted ja raportid põhiliselt e-posti teel.
• Kirjalik e-posti teavitus loetakse kättetoimetatuks, kui see on saadetud Teenusepakkujalt Kolmanda osapoole või Kliendi teadaolevale ametlikule e-posti aadressile. Hilisemad vaidlused teavituse puudumise kohta ei ole kehtivad, kui Teenusepakkujal on vastav saadetud kirja logi.
• Kolmas osapool vastutab saadud info kasutamise või rakendamise eest oma taristus. Kui Kolmas osapool soovib lisainfot või M365 logide detailsemat analüüsi, tagab Teenusepakkuja selle mõistliku aja ja võimaluste piires.

1) Mida annab IT dokumentatsioon?

• Struktureeritud ülevaade – Dokumendid koondavad kogu info riistvara, tarkvara, võrkude ja konfiguratsioonide kohta ühte kohta.

• Kiirem probleemide lahendamine – Kui tekib rike või muu kriitiline olukord, on dokumentatsioonist näha, kuidas süsteemid on üles ehitatud ja mida on varem tehtud.

• Pidev arendus ja planeerimine – Hea dokumentatsioon aitab mõista, millised uuendused on juba rakendatud ja milliseid tuleks tulevikus teha (nt riistvara väljavahetamine, uus serverilahendus vms).

• Nõuete ja standardite täitmine – Eriti ettevõtetes, kus on teatud sertifitseerimise, andmekaitse või turvanõuded, on korrektne IT dokumentatsioon hädavajalik, et näidata vastavust reeglitele.

2) Miks on vaja regulaarselt 365 keskkonnas käia, süsteeme üle vaadata ja parandusi teha?

• Proaktiivne turvalisus – Microsoft 365 pakub tsentraalset haldust (Intune, Entra) ja hoiatab võimalike anomaaliate, aegunud seadete või turvaprobleemide eest. Regulaarne ülevaatus hoiab riskid miinimumis.

• Värsked uuendused – Nii Windows kui ka Office’i rakendused saavad automaatselt uuendusi, kuid vahel on vaja käsitsi kinnitada või eritingimusi seada, et kõik sujuks ilma konflikti või katkestuseta.

• Konfiguratsioonide ühtlustamine – Tsentraalse haldusega saab rakendada grupipoliitikaid, seadistada viirusetõrjet, krüpteerimist jms. Regulaarne kontroll tagab, et kõik reeglid on jätkuvalt õigesti seadistatud.

• Vigade ennetamine – Keskkonna teavitused, logid ja analüütika annavad kiire märguande, kui mõni arvuti või kasutaja seadistus vajab tähelepanu. See väldib tõsisemaid rikkeid ja tööseisakuid.

3) Mis on erinevus tavaliste Windows 10/11 arvutite ja 365 Intune/Entra + Business Premium lahendusega hallatud arvutite vahel?

• Tsentraalne vs. kohalik haldus

• Tavalistes Windowsi arvutites hoitakse sageli eraldi kontosid, uuendusi ja seadistusi igas masinas. Iga arvuti tuleb eraldi üle vaadata ja seadistada.

• M365 Intune/Entra abil hallatud arvutites on kõik reeglid ja uuendused tsentraalsed, võimaldades kiiresti ühtseid poliitikaid rakendada ning lahendusi juurutada.

• Parandatud turvalisus

• Tavalistes arvutites võib turvalisus sõltuda sellest, kas omanik või IT-spetsialist mäletab uuendusi teha või turvaseadeid õigesti seadistada.

• Hallatud süsteemides on olemas kesksed turvameetmed (viirusetõrje, krüpteerimine, ründeanalüütika jms), mida saab ühelt paneelilt kontrollida ja uuendada.

• Automatiseeritud haldus ja ülevaade

• Lihtsalt Windowsi arvutites peab iga probleemi käsitsi uurima ja igasse arvutisse eraldi sisse logima.

• Intune/Entra keskkonnas on olemas reaalajas monitooring, automaatsed teavitused ja võimalus kaughalduseks.

• Paremini integreeritud pilveteenused

• Tavaline Windows toetab küll OneDrive’i, Office’it jms, kuid need on sageli manuaalselt konfigureeritud.

• Business Premium tasemel on sujuv Office’i, Teamsi, OneDrive’i, SharePointi ja muude pilveteenuste integreeritus, mis teeb andmejagamise, koostöö ja varunduse lihtsamaks.

4) Mis on tegevuste loetelu, mida meie IT-partnerina iga kuu teeks?

1. Tsentraalne monitooring

• Kontrollime Intune’i ja/või Entra kaudu kõiki arvuteid, servereid ja kontosid, et veenduda nende turvalisuses ning korrektses töös.

2. Uuenduste haldus

• Tagame, et Windowsi ja Office’i uuendused on paigaldatud ilma ootamatute konfliktide või vigadeta.

3. Turvaseadete ülevaatus

• Kontrollime viirusetõrjet, tulemüüre, krüpteerimise seadeid ja muud turvakihi tarkvara. Vajadusel kohandame poliitikaid (nt paroolide kestvus, mitmeastmeline tuvastus).

4. Logide analüüs ja probleemide ennetamine

• Uurime varajasi hoiatusi, vigasilminguid või ebatavalisi seadistuse muudatusi. Varajane tuvastamine aitab vältida suuremaid rikkeid.

5. Varunduse kinnitamine

• Veendume, et varukoopiad (pilve või füüsilisse asukohta) on tehtud ja testime, et neid saab ka taastada.

6. Kasutajatoe pakkumine

• Vastame küsimustele, aitame lahendada igapäevaseid IT-alaseid muresid (nt e-posti probleemid, Office’i vead, jne).

7. Kohapealsed ülevaatused (soovituslik kord-paar kuus)

• Kontrollime riistvara, vestleme töötajatega ning lahendame jooksvalt ilmnenud probleeme, mis nõuavad füüsilist kohalolekut.

8. Strateegiline nõustamine

• Anname ülevaate, kui mingid seadmed vajavad uuendamist või kui on mõistlik juurutada uusi lahendusi, mis toetaksid ettevõtte ärieesmärke.

Küberturvalisuse poliis

Käesolev küberturvalisuse poliis kirjeldab kuidas tagatakse ettevõtte klientide ja töötajate andmete turvalisus ning milliseid meetmeid rakendatakse, et küberturvalisuse intsidentide tase oleks viidud miinimumini. IT küberturvalisuse poliis tegeleb ettevõtte siseste ja ettevõtte väliste ohtudega.

Küberturvalisus on oluline, sest kõik organisatsioonid koguvad, töötlevad ja salvestavad arvutitesse ja muudesse seadmetesse suures koguses andmeid. Märkimisväärne osa nendest andmetest võib olla tundlik teave, olgu selleks intellektuaalomand, finantsandmed, isikuandmed või muud tüüpi andmed, millele volitamata juurdepääsul või kokkupuutel võivad olla negatiivsed tagajärjed.

Poliisi eesmärk on anda juhiseid ning soovitusi ja kaitsta ettevõtte tööks vajalike andmeid ja IT lahendusi tehniliste intsidentide, inimlike eksimuste ja turvarünnakute eest. IT lahenduste kaitsmise eesmärk on ettevõtte töö jätkusuutlikkuse tagamine ning äriinfosüsteemide käideldavuse tagamine, et võimalike intsidentide puhul oleks kahju minimeeritud.

Ettevõtte ja selle töötajad jälgivad küberturvalisuse nõudeid ning käesolevat poliisi vaadatakse üle ettevõtte juhtkonna ja IT partneri poolt vähemalt üks kord aastas, vajadusel tihemini.

Käesolev poliitika kehtib ettevõtte juhatuse liikmetele ja töötajatele, kellel on püsiv või ajutine juurdepääs ettevõtte IT lahendustele.

Tulevikus lisanduvate IT lahenduste kaitsmisel tuleb lähtuda vähemalt sama tasemega või parema tasemega IT turvalisuse põhimõtetest.

Konfidentsiaalsed andmed

Ettevõtte töö tegemiseks on vajalikud järgmised andmed:

• Ettevõtte sisesed dokumendid
• Ettevõtte finantsandmed
• Klientide dokumendid ja finantsandmed
• Partnerite dokumendid
• Töötajate andmed
• Ligipääsuandmed, sh ligipääsuandmed teistesse süsteemidesse
• Kirjad
• Lepingud
• Tarnijatelt tulnud informatsioon (hinnakirjad, reklaamtekst, tootetutvustused)
• Andmed, mis asuvad järgmistes süsteemides (mitte ainult):
  • PIM
  • OC
  • Qlikview
  • QlikSense
  • BC
  • Veebid
  • 365 lahendused (mailid, OneDrive, OneNote, Sales ja teised).

Juhised ettevõtte töötajale

Uue töötaja lisandumisel juhendatakse töötajat ettevõtte IT lahenduste kasutamiseks ja antakse juhised turvaliseks arvuti kasutamiseks. Töötajaid informeeritakse millised võivad olla tagajärjed kui informatsioon satub võõraste inimeste kätte. Informeerimist viib läbi ettevõtte personalitöötaja ja täiendavalt IT partner. Töötaja peab järgima IT lahenduste kasutamisel järgmisi juhiseid:

IT lahenduste kasutamine ja seadmete valik:

• Ära kasuta teiste inimeste arvutit töö tegemiseks ja ära anna enda arvutite teiste kasutusse.
• Töötajad ei tohi kasutada ettevõtte IT lahendusi teistest arvutitest kui tööks ette nähtud arvutid või seadmed.

Paroolide, kasutajanimed ja PIN koodidega seonduv:

• Töötaja ei tohi sisestada ettevõtte kasutajanimesid ja paroole teistesse keskkondadesse kui ette nähtud (365 lahendused, BC, Sales, ettevõtte serverid ja teised ettevõtte lahendused).
• Arvuti käivitamisel on PIN kohustuslik.
• Ära kasuta oma kasutajatunnuseid (kasutajanimesid ja paroole) mitte üheski teises seadmes.
• Kõiki paroole, kus ei ole peal mitmetasandilist autentimist, tuleb muuta perioodiliselt, paroolid on piisava keerukusega (vähemalt 12 tähemärki, suur- ja väiketähed ning vähemalt 2 sümbolit).
• Ära kirjuta ülesse oma paroole või PIN-e.
• Ära jaga Sulle antud paroole mitte kellegagi, sh teiste töötajatega.
• Ole teadlik, et andmeid võidakse proovida varastada sotsiaalse manipulatsiooni teel, sh. telefoni teel, esitledes ennast spetsialistina või saates Sulle kahtlaseid dokumente või linke.
• Ära edasta enda paroole e-mailiga või läbi sotsiaalmeedia.

Interneti ja võrgu kasutamine:

• Kontoris eelista alati kasutada võrgukaablit.
• Väljaspool kontorit kasutatakse HotSpot-i ja VPN-i (välja arvatud töötaja iseenda kodust).
• Kui Sa soovid ettevõtte võrku lisada teisi seadmeid siis teavita sellest eelnevat IT partnerit.
• Hoidu kogemata jagamast valesid kaustu või dokumente. Kui eksisid jagamisel siis teavita sellest viivitatult IT tuge.
• Hoia eemale kahtlastest veebilehtedest või tarkvaradest.
• Ettevõtte külalistele tohib anda vaid külalistele mõeldud WIFI parooli.

Failide jagamine ja sünkroniseerimine:

• Dokumentide jagamisel väljaspoole ettevõtet kontrolli, et jagatud on vaid õiged failid ja kaustad (mitte rohkem).
• Hoia oma dokumente kas arvuti Töölaual või OneDrive Dokumentide kaustas.
• Kui Sa näed Drive ikooni juures punast X’i siis võta ühendust IT kasutajatoega.
• Välised USB andmekandjad on keelatud ja piiratud.
• Ära kopeeri või sünkroniseeri andmeid väljaspoole ettevõtet.
• Ära kopeeri või sünkroniseeri andmeid isiklikku arvutisse, mis pole tööks ette nähtud.
• Eelista töö tegemiseks Microsoft Teams vestluse kanalit, välja arvutud kui teist võimalust ei ole.
• Ära sünkroniseeri oma arvuti andmeid mobiili, pilve või teise seadmesse ilma omamata selleks luba (välja arvatud tööks ette nähtud arvuti, telefon või tahvel).
• Klientidele, kolleegidele ja partneritele jagatakse faile Microsoft 365 keskkonna kaudu, välja arvatud juhtudel, kus 365 vahendeid kasutades see ei ole võimalik.
• Andmeid ei ole lubatud sünkroniseerida isiklikesse seadmetesse (välja arvatud tööks ette nähtud sülearvuti või telefon).
• Kõik andmed, mis asuvad tööks mitte ettenähtud seadmetes tuleb kustutada.
• Ära sünkroniseeri ega kopeeri ettevõtte andmeid väljaspoole ettevõtte IT lahendusi (näiteks: Google, iCloud, Amazon, vms).

Ettevaatlikus kirjade lugemisel ja saatmisel:

• Ole alati ettevaatlik kui soovid avada tundmatut, kahtlast linki või e-kirja, vajadusel konsulteeri IT partneriga.
• E-mailide avamisel kontrolli, kas saatja mailiaadress oli õige.
• Konsulteeri IT partneriga kui Sulle tundub, et saadetud info, link või tarkvara on kahtlane.
• Anna võimalikult ruttu teada kui Sinu kasutuses olnud riistvara või pilveressurss ei tööta või töötab kahtlaselt.
• E-kirja edastamisel kontrolli saajate nimekirja topelt.

Ettevõtte IT lahenduste kasutamine:

• Väljaspool kontorit tuleb ettevõtte IT lahendusi (sh Business Central, Sales, Qlikview, Qliksense, PIM, tellimiskeskus) kasutada VPN-iga.
• Business Centrali, Qlikview, QlikSense ja Sales-i saab kasutada vaid nendest seadmetest, mis on lubatud nimekirjas (tööks mõeldud arvutid või seadmed).
• Kui Sa kasutad tööks sotsiaalmeediat või sõnumiedastustarkvarasid, siis uuenda neid regulaarselt, vajadusel palu abi IT partnerilt. Hoia sotsiaalmeedia kontodel paroolid piisavalt tihti uuendatuna ning kasuta mitmetasandilist autentimist. Seadista kontole alati e-maili aadress taastamiseks (inglise keeles “recovery e-mail”).
• Eelista kasutada Microsoft Edge brauserit.
• Hoidu tarkvaradest, mis pole tööks ette nähtud.
• Töötajad ei saa installeerida tarkvara, mis vajab administraatori õigusi.

Andmekandjate ja seadmetega töö:

• Kui arvuti või andmekandja läheb teise kasutaja kätte kasutusse või kui see müüakse, siis enne seadme üle andmist peab IT partner kustutama ja kontrollima andmete kustutamist.
• Arvuti kaotamise või varastamise puhul teavitab töötaja IT partnerit ja enda otsest ülemust.
• Arvutit laetakse vaid teada ja tuntud laadijaga (vältida lennujaamade avalikke USB laadijaid, internetikohvikute laadijaid, vms).
• Ära lase mitte ühelgi tehnikul või spetsialistil IT töid teostada ilma veendumata, et tal on selleks ettevõtte juhtkonna poolt antud volitus.
• Töötaja peab teavitama IT partnerit ja enda otsest ülemust kui soovib võtta kasutusele uue tööks vajaliku tarkvara.
• Kui Sa näed arvutiekraanil kahtlast teadet siis võta koheselt ühendust IT partneriga.
• Ettevõtte arvutivõrku lisatakse seadmeid või lahendusi vaid eelnevalt IT partneriga kooskõlastades.
• Kui Sulle tundub, et ettevõtte IT varad on ohus, andmed võivad olla kättesaadavad võõrastele inimestele või mõni tegevus tundub kahtlane siis anna sellest varakult märku IT partnerile ja oma otsesele ülemusele.

Koopiad, uuendamised ja seadistamine:

• Töötaja arvutis olevatest andmetest tehakse automaatseid koopiaid 2 korda päevas (e-mailid, failid, jagatud failid, Teams vestlused). IT partner kontrollib koopiaid automaatselt, lisaks kontrollib IT partner perioodiliselt manuaalselt (1 kord kuus).
• Ettevõtte IT partner krüpteerib kõik andmekandjad ja arvutid.
• Ettevõtte IT partner korraldab arvutite automaatsed ja vajadusel manuaalsed operatsioonisüsteemi ja tarkvarade uuendused (iga kahe nädala tagant).
• Viirusetõrje automaatne ja vajadusel manuaalne kontroll iga kahe nädala tagant IT partneri poolt.
• IT partner uuendab arvutitel ja serveritel tarkvara ja draivereid vähemalt 1 kord aastas.
• Peale IT intsidenti või IT teenuspäringut viiakse läbi lihtne arvuti kontroll.
• Arvutitel ja teistel seadmetel kasutatakse haldamise ligipääsu piiramist, sh BIOS paroole.
• IT intsidendid registreeritakse ja dokumenteeritakse IT partneri poolt ning vajadusel viidatakse riist- ja tarkvarale.
• IT partner peab viivitamatult uurima tekkinud turvalisusega seotud küsimust ning saatma ettevõtteülese hoiatusteate, kui see on vajalik.

Töötajad peavad ettevõtte infosüsteemide kasutamiseks andma nõusoleku, et nad on aru saanud IT süsteemid turvalisuse olulisest ning teavad kuidas nad võivad ettevõtte andmeid ja IT vara kasutada. Ettevõtte IT partnerit tuleb teavitada võimalikest petuskeemidest, rikkumistest ja pahavarast, selliselt saavad nad parandada IT infrastruktuuri kaitset.

Ettevõtte töötajate tööleping sisaldab kohustust järgida IT turvalisuse poliisi ning mitte avaldama ettevõtte IT süsteemide eripärasid kolmandatele osapooltele.

Ühine vastutus

Turvalisus ettevõttes peab olema iga töötaja, mitte ainult IT partnerite ja tippjuhtide murekoht.

Kui ettevõtte töötaja näeb, et ettevõtte andmeid käideldakse valesti või kui andmete konfidentsiaalsus võib sattuda ohtu, siis peab töötaja sellest teavitama oma otsest ülemust või IT partnereid. IT partnerid on toeks vea parandamisel ning ettevõtte juhtkond aitab jõuda parema lahenduseni andmete kaitsmisel. Töötaja saab anda vihje andmete valest kasutamisest juhtkonnale või IT partnerile ning nõudmisel jääda ka anonüümseks.

Ettevõte julgustab arutlema ja rääkima IT turvalisuse teemadel.

Turvaintsidentide käitlemine

Ettevõtte töötajad peavad teada andma igast kahtlaselt tunduvast IT süsteemi toimimisest. Väga tähtis on tuvastada võimalikud vead või rünnakud varakult. Ettevõte julgustab töötajaid teada andma ja küsima üle kui peaksid tekkima võimalikud küsimused või kahtlused.

Kui ettevõtte andmed on ohus siis tuleb võimalikult kiiresti vahetada paroolid ning kontrollida andmete korrektsust ja olemasolu. Vajadusel tuleb seade seisata. IT partner tuvastab koos töötajaga kahtlaselt näiva asjaolu, mis dokumenteeritakse ning koos IT ülevaatajaga otsustatakse järgmised tegevused.

Kasutajaõiguste haldamine

Kasutajaõiguste andmist või muutmist juhib ja kontrollib ettevõtte juhtkond või tema poolt volitatud isik. Kõikide kasutajaõiguste loomiseks, muutmiseks ja kustutamiseks küsitakse eraldi ettevõtte määratud töötajalt e-maili teel nõusolek.

Kõik kasutajad on registreeritud kasutajate nimekirjas, kus on näha millistel kasutajatel kuhu süsteemi osadesse ligipääs on. Nimekirja kontrollib ettevõtte poolt määratud töötaja regulaarselt, lisaks vaatab selle tabeli täiendavalt üle ettevõtte juhtkond vähemalt kord poole aasta jooksul ning annab tagasisidet IT partnerile.

Kasutajaõiguste andmine või muutmine on dokumenteeritud ning talletatakse arhiivi. Kasutajaõiguste nimekiri sisaldab informatsiooni selle kohta, kes IT partneri vastutajatest kasutajaõiguseid muutis ning millise kliendi intsidendiga see seotud oli.

Rakendustarkvarade kasutajaõiguste andmisega tegeleb ettevõtte vastutav töötaja, kes kontrollib, et kasutajaõigused ja grupiõigused ning gruppidesse kuulumine on asja- ja ajakohane. Samuti kontrollib vastutav töötaja, et andmetele saavad ligi vaid need töötajad, kes vajavad andmeid töö tegemiseks. ettevõtte vastutava töötaja eesmärk on kontrollida ka seda, et rakendustarkvara ei võimaldaks pääseda ligi valedele andmetele.

Varundus ja varunduse kontroll

Ettevõtte andmetest tehakse vähemalt kord ööpäevas koopia spetsiaalsesse kindlaks määratud andmehoidlasse, koopiate autentsust kontrollitakse käsitsi vähemalt üks kord kuus. Kord kahe kuu jooksul tehakse lisaks veel täiendav käsitsi varukoopia.

Koopia ebaõnnestumise kohta saadetakse automaatne teavitus IT partneri vastutavale töötajale , mis registreeritakse ja arhiveeritakse. Varunduse intsidentidega töö dokumenteeritakse.

Varunduses arvestatakse sellega, et varundust on vaja selleks kui kasutajate ligipääsuandmed lekivad, andmeid on rikutud või kui tekib vajadus leida andmed oluliselt varasemast ajaperioodist. Ettevõtte sisemiste ohtudega tegelemiseks on peamine meetod piisav arv varukoopiaid (andmete kustutamine, rikkumine või turvaintsidendid).

IT partneri poolt tehakse iga päev varukoopiast koopia ka väljapoole ettevõtet. Varundus on dokumenteeritud ettevõtte IT dokumentatsioonis ja sisaldab kirjeldust kuidas varukoopiast taastada.

Plaan tegelemiseks oluliste IT tõrgetega

Iga töötaja või juhatuse liige, kes on teatud infosüsteemi või selle osa peakasutaja peab olema veendunud, et IT partneril või hankijal on olemas plaan tegelemaks oluliste IT tõrgetega. See plaan peab olema üle vaadatud vähemalt üks kord aastas koostöös IT partneriga ning kinnitatud.

Samuti peab iga töötaja andma teada uuest lahendusest ja veenduma, et ka uuele tarkvarale on koostatud plaan tegelemaks tõrgetega. IT partner teavitab juhtkonda uue tarkvara lisandumisest ja annab ülevaate kuidas oluliste IT tõrgetega hakkama saadakse.

Ettevõtte juhtkond kontrollib plaani kuidas IT tegeleb oluliste IT tõrgetega.

Dokumentatsioon

Kõikidest ettevõtte IT varadest luuakse dokumentatsioon, kõik IT muudatused ja IT intsidendid viidatakse vastavalt seadmetele või tarkvaradele. Dokumentatsioon on koostatud sellisel põhimõttel, et piisava pädevusega IT spetsialist saaks kõik ettevõtte tööks vajalikud tegevused ellu viia ärile vajaliku kiirusega.

IT dokumentatsioon kontrollitakse täiendavalt üle vähemalt kord poole aasta jooksul IT ülevaataja poolt. IT dokumentatsioon sisaldab konfiguratsiooni elemente, nende vahelisi seoseid ning vajalikku infot selleks, et ettevõtte töö IT intsidendi tekkimisel oleks taastatud võimalikult kiiresti. IT dokumentatsioon on koostatud lähtuvalt parimatest IT praktikatest.

Dokumentatsioon sisaldab nõudeid kirjeldamaks erinevate ärikasutajate vajadusi, sh tarkvarade nimekirja ja seadistuste eripärasid. IT ülevaataja kontrollib dokumentatsiooni põhjalikult kord aastas.

Ettevõte juhtkond küsib enda valdusesse kogu IT dokumentatsiooni vähemalt kord aastas või vajadusel tihemini. IT partneritega sõlmitud teenus- või konfidentsiaalsuslepingud on IT dokumentatsiooni osa. Ettevõte IT partner kasutab IT intsidentide, teenuspäringute ja probleemide käitlemiseks IT teenuse juhtimise tarkvara.

Andmete sünkroniseerimine süsteemide vahel

Kui ettevõtte IT lahendused on omavahel liidestatud või kui ettevõtte IT lahendused on liidestatud väljaspool asuvate lahendustega siis liidestatakse vaid nende andmete saatmine, mis on vajalikud konkreetse vajaliku funktsiooni täitmiseks. Liidesed kaitstakse kasutajanime ja parooliga, kasutatakse krüpteeritud ühendust ning vajadusel teisi piirangu meetodeid (IP piirang, MAC piirang, SSH võtmed, vms).

Ettevõtte IT lahendused, mis hoiavad ettevõtte jaoks olulisi andmeid peavad olema kaitstud piisavalt hästi, et oluline info ei satuks võõrastesse kätesse. See tähendab, et kui veebileht sisaldab ärikriitilisi andmeid, on vajalik ka veeb piisavalt turvata. See tähendab ligipääsude haldamist, turvapaikade paigaldamist, ründevektorite tuvastamist ja tõrjumist ning tegelemist võimalike turvaintsidentidega.

Veebikeskkondade turvalisus

Ettevõtte kasutuses olevates veebikeskkondades kasutatakse võimalusel kõrgendatud ligipääsuga kasutajate ligipääsu piiramist ja mitmetasandilist autentimist. Kasutatakse piisava keerukusega paroole ning paroole vahetatakse regulaarselt vähemalt kord aastas.

Veebikeskkondade administreerimised on võimalikud vaid kontori võrgust ning autentimisel kasutatakse robotituvastamise mehhanisme.

Veebikeskkonnad on varundatud ning sisaldavad funktsionaalsust tuntud rünnete vältimiseks.

Veebikeskkonnad, kus on tundlikke kliendi andmeid uuendatakse regulaarselt ning lisaks kasutatakse veebirakendustele tulemüüri (Mod-security ja Nimbus või analoogid), mis tuvastab ja hoiab ära veebirakenduste vastu suunatud ründepäringuid.

Ettevõtte kaasab veebikeskkondade arendajad turvalisuse aruteludesse ning küsib vähemalt aastas ühe korra veebiarendaja soovitused veebis olevate andmete kaitsmiseks.

IT ülevaataja roll

Ettevõttes on olemas IT partner, kes kontrollib perioodiliselt erinevate rutiinsete IT tööde või protsesside täitmist ja täitmise kvaliteeti, juhib tähelepanu ja teavitab tõrgetest.

IT ülevaataja kontrollib süstemaatiliselt ettevõtte IT hetkeseisu, teavitab IT ülesannete täitjaid puudustest, kontrollib puuduste täitmisi ja teavitab puudustest, mis tekivad varasemast töö tegemata jätmisest, halvasti täitmisest või töö korralduse puudustest.

IT ülevaataja kontrollib kõiki käesolevas dokumendis kirjeldatud tegevuste tulemusi, IT ülevaataja ülesandeid lisatakse või muudetakse vastavalt IT partneri parimale äranägemisele.

IT ülevaataja hoiab ennast kursis Office 365 litsentside ja töövahenditega, jälgib Security, Exposure ja Compliance skoore, rakendab turvareegleid ning teeb ettevõtte juhtkonnale ettepanekuid täiendavate turvameetmete kasutusele võtuks.

IT ülevaataja koostab ülevaate ettevõttest väljaspoole jagatud andmeliidestest ning kontrollib koos äripoole vastutava töötajaga. IT ülevaataja kontrollib ka teiste IT partnerite tööd ning tuvastab kas töö vastab käesolevale IT turvalisuse poliisile.

Ettevõtte infosüsteemide, sh serverite ja infrastruktuuri kaitse

Ettevõtte IT infrastruktuuris kasutatakse äriklassi seadmeid. Kõikide seadmete tarkvara uuendatakse vähemalt üks kord aastas. Serverid ja teised andmehoidlad on kaitstud viiruse- ja nuhktõrjetarkvaraga.

Serverite tarkvara uuendatakse IT partneri poolt vähemalt kord kahe nädala jooksul ning kontrollitakse käsitsi. Serverid, mida saab uuendada automaatselt uuenevad ise. Serveritel kasutatakse ametlikult toetatud operatsioonisüsteemi, välja arvatud erijuhtudel. Mittetoetatud tarkvara kasutamine piiratakse vaid sisevõrku ja kaitstakse viirusetõrjega.

Internetiühendusi, servereid, teenuseid ja võrguseadmeid monitooritakse IT partneri poolt monitooringusüsteemiga ning monitooringu teadetest luuakse süsteemi poolt IT intsidendid, mida käsitlevad spetsialistid vastavalt teenustaseme kokkulepetele.

IT infrastruktuuri haldusliidesed on ligipääsetavad vaid sisevõrgust või kindlatelt IP aadressidelt. Rakendatakse kahetasandilist autentimist ka haldusliidestes(kus see on võimalik). Serveriruum ja võrgusõlmpunktid on lukustatud ning võtit hoitakse turvalises kohas. Missioonikriitilised seadmed on kaitstud ülepinge kaitsme ja UPS-ga. Olulisemad seadmed on IT partneri ettepanekul ja ettevõtte nõusoleku andmisel dubleeritud.

IT infrastruktuurist ei suunata väljapoole mitte ühtegi teenust ilma täiendava piiranguta või piisava põhjenduse ja turvalisuse kontrollita. Avalikud teenused (koduleht ja mailid), hoitakse kolmanda osapoole majutuses (samuti administreeritavad IP piirangu ja mitmetasandilise autentimisega). Vastavalt töö tegemise iseloomule ja võrgu ehituse iseloomule kasutatakse täiendavaid tarku tulemüüre.

E-mailidest ja dokumentidest otsitakse turvatarkvara abil pahavara (viirused, pahavara, õngitsuskirjad). Ettevõtte IT partner kontrollib selle tööd.  Microsoft 365 keskkonnas on seadistud turvameetmed vastavalt sellele millist turvataset ettevõtte ostetud litsentsid võimaldavad. Ettevõtte IT infrastuktuuri turvalisust kontrollitakse ja varundatakse seadistused IT partneri poolt vastavalt IT partneri koostatud juhendi põhjal. Kirjeldatud juhendit uuendatakse vähemalt kord ühe aasta jooksul, vajadusel tihemini.

Töö turvareeglitega

Ettevõtte juhtkond ja IT partner tegeleb regulaarselt ettevõtte turvareeglite, nende väljatöötamise ja jõustamisega. Ettevõtte juhtkond kutsub vähemalt aastas kokku koosoleku, kus vaadatakse üle turvareeglid.

Turvareeglite väljatöötamiseks ja jõustamiseks tehakse  IT partneri poolt järgnevaid tegevusi:

• Viiakse regulaarselt kurssi ettevõtte töös kasutatavate seadmete ja tarkvara tootja infoga
• Uuritakse enne uuenduste paigaldamist uuenduste sisu ja mõtet.
• Automaatselt paigaldatakse vaid olulised uuendused ja turvauuenduste enne uute funktsioonide lisandumist tutvutakse uute võimalustega.
• Erinevad seadmed ja tarkvara pannakse võimalusel saatma teavitusi uute funktsioonide lisandumisest.
• IT intsidentide lahendamisel uuritakse logifaile.
• IT ülevaataja uurib vastavalt vajadusele kasutajate harjumusi.
• Hinnatakse ja rakendatakse tootjate poolt soovitatavaid turvaeeskirju.
• Välisvõrgust piiratakse ära kõik tehnilised võimalused, mis ei ole vajalikud ja põhjendatud.
• Uuritakse viiruse- ja nuhktõrjetarkvara logisid.
• Koostöös ettevõtte vastutava töötajaga uuendatakse poliisi kui peaks tekkima uusi seadusandlusest või määrustest tulenevaid nõudeid.
• Uute tehnoloogiate või IT ärifunktsioonide lisandumisel viiakse läbi turvaanalüüs.
• Ettevõtte tööprotsesside või töö iseloomu muutumisel kontrollitakse vastavust poliisiga.
• Ettevõtte struktuuri muutumisel või töökorralduse muutumisel täiendatakse poliisi.
• Suuremate IT muudatuste puhul vaadatakse turvapoliis ja selle rakendamine üle.
• Ettevõtte IT viib ennast regulaarselt kurssi IT maastiku turvaohtudega.
• Ettevõte korraldab ringi IT varade füüsilise asukoha korduvate suuremate IT intsidentide või IT turvaintsidentide tekkimisel.
• Kasutajatega viiakse läbi intervjuusid, uuritakse kasutajate harjumusi.
• IT ülevaatajalt küsitakse sisendit turvareeglite parandamiseks.
• Poliisi uuendatakse vastavalt äripoole riskianalüüsile vähemalt kord aastas.
• Uuritakse töötajate arvamusi kuidas nende arvates peaks andmeid kaitsma.

Ettevõtte rollid IT küberturvalisuse tõhustamiseks

Ettevõtte ja ettevõtte IT partnerid jälgivad käesoleva küberturvalisuse poliisi täitmist ning rakendavad toodud põhimõtteid.

• Serveriruumi või sideruumi ligipääsu haldus – serveriruumi ja sideruumi võtmeid hoitakse turvalises kohas ning võtmete andmine registreeritakse (kuupäev, kellaaeg ning võtme võtja isiku nimi koos allkirjaga).
• IT partnerite külastuste registreerimine – IT partnerite külastus ettevõtte äripinnal registreeritakse (kuupäev, kellaaeg ning tehniku nimi koos allkirjaga).
• Kasutajaõiguste kontroll ja tagasiside andmine – IT partner saadab kasutajaõiguste tabeli vähemalt kord poole aasta jooksul ning ettevõtte vastutav töötaja peab sellele vastama 7 tööpäeva jooksul. Kui vastust ei saadeta siis loetakse antud tabelis olevad õigused õigeks.
• Küberturvalisuse poliisi üle vaatamine ja täiendamine – küberturvalisuse poliis vaadatakse üle vähemalt kord aastas, ettevõtte töö või tehnilise lahenduse muutumisel vajadusel tihemini.
• Töötajatelt ja partneritelt nõusoleku võtmine – kõikidelt töötajatelt ja partneritelt võetakse nõusolek, et nad on tutvunud ja nõustunud IT küberturvalisuse poliisiga.
• Töötajate juhendamine – ettevõtte kontaktisik juhendab töötajat käesoleva küberturvalisuse kontekstis. IT partner teostab samuti juhendamise kaughalduse ja telefoni teel.
• Kasutajaõiguste kontroll rakendustarkvarades – vastutav töötaja kontrollib üle, kas ettevõtte kasutatavates rakendustarkvarades on õigused rakendunud (Qlikview, QlikSense, BC ja Sales). Eesmärk on tuvastada olukorrad, kus õigused on määratud aga ei ole rakendunud.
• Teavitamine uute seadmete või lahenduste kasutusele võtust – ettevõtte vastutav töötaja annab teada kui ettevõtte IT lahendussse soovitakse lisada uusi seadmeid, tarkvarasid või lahendusi.
• Regulaarsete IT koosolekute kokku kutsumine – ettevõtte vastutav töötaja kutsub vähemalt kord aastas kokku koosoleku, kus arutletakse võimalike probleeme ja võimalusi koostöö parendamiseks.
• Kasutajate informatsiooni edastamine – ettevõtte vastutav töötaja edastab informatsiooni töötaja töösuhte staatuse kohta (töötaja tulevikus, uus töötaja, ametikoha muutus, pikem puhkus või haigus, lapsehoolduspuhkus, töösuhte muutmine, peatamine või lõpetamine vms).
• Kõikide IT partnerite kaasamine turvalisuse parendamiseks – ettevõtte vastutav töötaja kaasab kõik IT partnerid IT turvalisuse aruteludesse.
• Kõikidele IT partneritele kohustus vastata ja reageerida – Ettevõtte tagab, et erinevad IT partnerid vastaks IT küberturvalisusega seotud küsimustele.
• Konfidentsiaalsuslepingud IT partneritega – ettevõtte vastutav töötaja sõlmib piisava ulatusega konfidentsiaalsuskokkuleppe.
• Turvalisusega seotud koolitused töötajatele – Ettevõtte korraldab töötajatele küberturvalisuse koolitusi ja ettekandeid.
• Tõrgetega tegelemise plaan – ettevõtte vastutavad töötajad hoolitsevad selle eest, et nende vastutusalas oleva IT lahenduse tõrke puhul on olemas äri jätkamise plaan, samuti peab vastutav töötaja panustama IT taasteplaani väljatöötamisse.
• Dokumentatsiooni küsimine – ettevõtte vastutav töötaja või juhtkond küsib vastavalt äranägemisele IT dokumentatsioonist väljavõtte.
• Seadusest tulenevate nõuete täitmine – Ettevõtte teeb ettepanekud IT partneritele seadusest tulenevate nõuete täitmiseks.

IT partneri vahetus võib olla keeruline ja riskantne protsess, eriti kui ettevõtte IT süsteemid on keerulisemad. Lähtudes teadusajakirjandusest ja IT-ekspertide kogemustest, on mitmeid riske, millega tuleb arvestada ning parimad praktikad nende vältimiseks.

Võimalikud ohud IT partneri vahetusel:

1. Andmete kaotsiminek või kahjustumine
   • IT süsteemide üleminekuga kaasneb alati oht, et andmed võivad kaotsi minna või saada kahjustada. See võib juhtuda, kui varukoopiad pole piisavalt ajakohased või uusi seadistusi ei kontrollita piisavalt põhjalikult.
   • Vältimine: Kõik andmed tuleb enne üleminekut varundada ja testida nende taastamise protsessi. Lisaks tuleks uue IT partneriga leppida kokku varundamisstrateegias ja kontrollida nende varukoopiate haldamise võimekust.
2. Ligipääsude ja turvalisuse ohud
   • IT süsteemide haldamise üleminek võib tuua kaasa turvariske, kui ligipääsud ja autentimismeetodid pole korralikult kontrollitud. Võimalikud on ka olukorrad, kus endine IT partner säilitab juurdepääsu süsteemidele.
   • Vältimine: Tuleb tagada, et kõik administratiivsed ligipääsud (sh domeeni kontrollerid, serverid ja võrgu seadmed) vaadatakse üle ning endine IT partner kaotab süsteemidele ligipääsu kohe pärast lepingu lõppemist. Soovitav on kasutada mitmefaktorilist autentimist ja tugevaid paroole.
3. Teenuse katkestused ja seisakud
   • Üks suurimaid riske on teenuste katkestus, eriti kui üleminek pole piisavalt planeeritud või kui uus IT partner ei ole valmis haldama olemasolevaid süsteeme.
   • Vältimine: Üleminek tuleks planeerida järk-järgult, testides uusi seadistusi ja infrastruktuuri väiksemates etappides. Kriitilised teenused, nagu failiserverid ja domeenikontrollerid, peaksid olema esimeste seas, mille toimivust kontrollitakse uue partneri poolt.
4. Puudulik süsteemi dokumentatsioon
   • Kui olemasolev IT partner ei ole jätnud põhjalikku dokumentatsiooni süsteemi kohta, võib uus IT partner seista silmitsi teadmatusest tingitud probleemidega, mis põhjustavad viivitusi ja võimalikke vigu.
   • Vältimine: Enne lepingu lõppemist tuleb nõuda kogu süsteemi dokumentatsiooni, mis sisaldab IP-aadresse, serverite ja võrguseadmete seadistusi, kasutajakontosid ja paroolihaldust.
5. Kommunikatsiooniprobleemid ja kultuurilised erinevused
   • Vahel võib uus IT partner töötada erineva lähenemisviisiga või olla harjunud teistsuguse tööstiiliga, mis võib tekitada segadust ja arusaamatusi.
   • Vältimine: Tõhus kommunikatsioon on võtmetähtsusega. IT partnerite vahetuse ajal tuleks korraldada regulaarseid koosolekuid, kus kõik osapooled saavad olla kursis protsessi edenemisega ja potentsiaalsete probleemidega. Lisaks tuleks uusi IT partnereid enne tähtaegset valikut testida nende suhtlemise ja kohanemisvõime osas.

Parimad praktikad ohtude vältimiseks:

1. Planeerimine ja ettevalmistus
   • Edukas IT partneri vahetus algab põhjaliku planeerimisega. Tuleks koostada selge tegevuskava, kus on kindlaks määratud iga ülemineku etapi tähtajad ja vastutajad. Planeerimisse peaksid olema kaasatud nii vana kui ka uus IT partner.
2. Testperiood ja audit
   • Enne täiemahulist üleminekut tuleks korraldada testperiood, kus uus IT partner saab kontrollida ja testida olemasolevaid süsteeme väiksemas ulatuses. Samuti tuleks enne üleminekut läbi viia kogu süsteemi audit.
3. Selge ja ajakohane dokumentatsioon
   • Kõikide süsteemide ja teenuste kohta tuleks omada ajakohast dokumentatsiooni, mida jagatakse uue IT partneriga enne ülemineku algust. Samuti tuleks tagada, et uus IT partner loob pidevalt täiendavat dokumentatsiooni süsteemide kohta.
4. Kontrollitud ligipääsude haldamine
   • Ligipääsude haldamine on kriitiline komponent turvalise ülemineku tagamisel. Kõikidel töötajatel ja partneritel peaks olema selge arusaam, kellel on juurdepääs millistele süsteemidele ning kuidas toimub ligipääsude eemaldamine ja lisamine.
5. Vigade dokumenteerimine ja kiire lahendamine
   • Võimalike vigade ilmnemisel tuleb need kohe dokumenteerida ja lahendada. Samuti peaks olema selge protsess, kuidas käsitleda ootamatuid olukordi ülemineku käigus.

Arvutikasutajatel, IT-tehnikutel ja ettevõtte IT-töötajatel on kõigil oluline roll turvalise arvutuskeskkonna säilitamisel. Kasutaja seisukohast on oluline hoida seadmed ja andmed turvalisena, kasutades tugevaid paroole, vältides pahavara ja mitte klõpsates kahtlastel linkidel. IT-tehnikud vastutavad võrgu turvalisuse eest, sealhulgas tulemüüride ja viirusetõrjetarkvara konfigureerimise ja hooldamise eest, haavatavate süsteemide lappimise ja kasutajate harimise eest ohutute andmetöötlustavade osas. Lõpuks peaksid organisatsiooni IT-töötajad tagama, et kõik süsteemid on nõuetekohaselt kaitstud, neid regulaarselt jälgitakse ning et paigas on asjakohased turvapoliitikad ja -protseduurid. Need on vaid mõned näited sellest, kuidas organisatsiooni erinevad sidusrühmad peavad kokku tulema, et tagada IT-turvalisuse nõuetekohane käsitlemine. Tegelikkuses tuleks neid teemasid pikalt arutada, et kõik sidusrühmad oleksid üksmeelel võrgu turvalisuse parimal viisil.