Ainuüksi 365 litsents ei taga süsteemi toimimist ega turvalisust. Reaalsuses moodustavad Microsoft 365, kasutajad ja tööarvutid kokku toimiva süsteemi, mis vajab terviklikku lähenemist ja regulaarset haldust.

Microsoft 365 ei ole ainult litsents – tegemist on mahuka teenusekeskkonnaga, mis sisaldab mitmeid seadistusvõimalusi, turvavalikuid ja tööriistu. Terviklik IT-keskkond eeldab:

  • korrektselt üles seatud konfiguratsioone,

  • igakuist jälgimist,

  • kasutajate toetust ning

  • süsteemi tervise hoidmist (sh uuendused ja turvakontrollid).

Kui süsteem on algselt üles seatud vaid ühekordse tegevusena, võib see mingil määral töötada, kuid kindel saab olla ainult siis, kui keskkonda haldab keegi järjepidevalt ja süsteemselt.

Näiteks vajab Microsoft 365 administreerimine selliseid tegevusi:

https://www.visioline.ee/m365-haldus/

365 kasutusvõimalused ja nende haldusvajadus on kirjeldatud siin:

https://www.visioline.ee/365-kasutamise-voimalused/

Turvalise ja funktsionaalse keskkonna tagamiseks peab:

  • olema paigas viirusetõrje (kaasa arvatud pilvepõhine kaitse),

  • seadistatud 365 varunduslahendus, mis tagab andmete taastatavuse,

  • ning teostatud kogu süsteemi koordineeritud haldus.

Varunduse vajadusest saad lugeda siit:

https://www.visioline.ee/it-teenused-it-haldus-it-tugi/office-365-ettevotetele/365-varundus/

Lisaks on mõistlik aeg-ajalt kogu IT-süsteem üle vaadata ning otsustada, mida tuleks arendada ja millele tähelepanu pöörata. Ka väikese või keskmise suurusega organisatsioonil on sellest suur kasu. IT-auditi võimalusi saab näha siin:

https://www.visioline.ee/it-haldus/it-audit/

Kui IT-süsteemi ei hallata teadlikult ja süsteemselt, tekivad aja jooksul riskid – need võivad esialgu jääda märkamatuks, kuid mõju ilmneb hiljem. Seetõttu soovitan tutvuda ka järgmise lihtsas keeles koostatud ülevaatega, mis aitab mõtestada, kuidas IT peaks organisatsioonis toimima:

https://www.visioline.ee/kuberturvalisuse-poliis/

Kokkuvõtteks – soovitan kaaluda ligikaudu 1/3 kuni 1/2 ühe keskmise IT-spetsialisti kuupalgast suunamist professionaalsele teenusele, millega saab vastu:

  • süsteemse lähenemise,

  • suurema turvalisuse,

  • parema funktsionaalsuse ning

  • pideva kasutajatoe.

Selle kohta annab hea ülevaate:

https://www.visioline.ee/it-hooldus-leping/