• Kliendiga suhtlemise järel unustatakse kliendi nimi ja probleemi olemus. Hiljem tekib raskusi, kui tuleb lisainfot küsida.
• Probleemide lahendamisel puudub järjepidevus. Proovitakse vaid mõned variandid ja loobutakse liiga kiiresti, kuigi tegelikult oleks vaja rohkem süvenemist ja katsetamist.
• Info ja juhiste lugemisel ollakse pealiskaudsed. Klikitakse ja tehakse valikuid kiirustades ning ei mõelda läbi, millised võivad olla tagajärjed.
• Ei mõisteta kliendi perspektiivi. Ei suudeta panna end kliendi olukorda ega tunnetada tema vajadusi ja ootusi. Samuti ei kaaluta võimalikke alternatiive.
• Kasutatakse kliendiga suheldes ebaselget või liiga tehnilist keelt. Puudub viisakas ja lihtne suhtlusstiil, mille tõttu jäävad kliendile olulised selgitused arusaamatuks.
• Avalikes ja ebaturvalistes keskkondades (nt ChatGPT) jagatakse konfidentsiaalset infot nagu süsteemi disain, paroolid, kasutajanimed või klienditeave.
• Ei tajuta tervikpilti. Ei mõisteta, kuidas üks tegevus või muudatus mõjutab teisi süsteeme või inimesi.
• Puudub soov lahendusi täiustada. Ei mõelda, kuidas lahendus, kasutatavus või kliendikogemus võiks olla parem, kiirem või mugavam.
• Avalikus ruumis (nt ühistranspordis) arutatakse tundlikke turvaküsimusi, mille tõttu võivad andmed lekkida kõrvalistele inimestele.
• Jäetakse tegemata varukoopia enne olulisi tegevusi, sest eeldatakse ekslikult, et midagi ei juhtu.
• Tehtud varukoopiat ei kontrollita, mistõttu see võib olla mittetoimiv või vigane.
• Ei veenduta piisavalt kliendi identiteedis enne tundliku info edastamist. Ligipääsude jagamisel tuleks alati kasutada mitut erinevat suhtluskanalit.
• Kliendile antakse liiga vähe tagasisidet ning ei kontrollita piisavalt, kas klient on tulemusega rahul.
• Töö tulemusi kontrollitakse ebapiisavalt. Vajadusel on oluline korduv kontroll ja süsteemide taaskäivitamine.
• Kasutatakse sama parooli mitmes süsteemis. Turvalisuse tagamiseks tuleks alati kasutada erinevaid paroole.
• Turvalisusele ei pöörata piisavalt tähelepanu. Tuleks alati kasutada mitmeastmelist autentimist (MFA), IP-piiranguid ja regulaarselt kontrollida kasutajaõigusi.
• Dokumentatsioon on puudulik või ebatäpne. Probleemide ja konfiguratsioonide kohta tuleb koostada täpne dokumentatsioon, et vältida korduvaid töid.
• Kasutajaõigusi antakse mugavusest või teadmatusest liiga palju ning ei kontrollita nende sobivust regulaarselt.
• Kasutajaõigusi ei kontrollita regulaarselt. Lahkunud töötajate kontod tuleks viivitamatult sulgeda ja info üle anda.
• Kasutajate tehnilisi oskusi hinnatakse üle. Kasutajale tuleb selgitusi anda alati võimalikult lihtsalt ja selgelt.
• Olulised muudatused tehakse valel ajal (nt reede õhtul), mis võib põhjustada ootamatuid probleeme ja pikaajalist lisatööd.
• Live-süsteemide uuendusi tehakse ilma kliendiga kooskõlastamata ja ilma planeeritud seisakuta.
• Süsteemiuuenduste eel jäetakse tegemata varukoopia, mis teeb hilisema taastamise raskemaks.
• Ajakulu planeeritakse ebareaalselt optimistlikult, mistõttu ei arvestata piisavalt võimalike takistustega.
• Lubatakse ebareaalselt kiireid lahendusi ning ei jäeta ruumi võimalike vigade parandamiseks.
• Dokumentatsiooni loetakse liiga hilja. Probleemide lahendamisel oleks vajalik dokumentatsiooniga varakult tutvuda.
• Tegevusi planeeritakse eelduste alusel, mitte tegeliku olukorra kontrollimise ja analüüsi põhjal.
• Lahendused luuakse eelduste põhjal ilma tegelikku olukorda põhjalikult uurimata.
• Kolleegidele edastatud info jõudmist adressaadini ei kontrollita üle. Tegelikkuses võib info jääda märkamatuks.
• Riist- ja tarkvara loogilisele toimimisele tuginedes ei arvestata dokumentatsioonist kõrvalekaldeid ja erandjuhtumeid.
• Mitme vastutajaga ülesannete puhul jääb lõplik kontroll tegemata, sest vastutus on ebaselge.
• Ühe küsimusega pöördutakse mitme inimese poole korraga, mis viib segaduseni vastamise kohustuse osas.
• Unustatakse inimlikkus – ei arvestata, et eksimine on normaalne ja tavaliselt tahtmatu.
• Muudatusi kliendiga ei räägita piisavalt läbi ega lepita kokku selgelt ja õigeaegselt.
• Stressi ja tööga seotud probleeme ei võeta piisavalt tõsiselt ega võeta aega eneseanalüüsiks ja reflekteerimiseks.
• Abi küsitakse kas liiga vähe või liiga sageli. Tuleks ära tunda sobiv hetk abi palumiseks.
• Vigadest ja probleemidest ei räägita avatult, kuigi aus suhtlus aitab leida lahendusi ja vältida korduvaid vigu.
• Puudub selge tööplaan, mis viib ebatõhususe ja tarbetute tegevusteni.
• Enne kliendi juurde minekut jäetakse vajalikud töövahendid läbi mõtlemata, mis põhjustab tarbetut ajakulu.
• Ei arvestata süsteemide omavahelisi sõltuvusi, mistõttu ühes süsteemis tehtud muudatused mõjutavad negatiivselt teisi süsteeme.
• Liigne ideaalsuse püüd takistab otsuste tegemist ja lahenduste elluviimist.
• Vigade eitamine ja varjamine ausa ja avatud suhtlemise asemel. Klient hindab pigem ausust kui näilist veatust.
• Puudub huvi oma silmaringi laiendamiseks ja teiste lahendustega tutvumiseks.
• Probleeme ei analüüsita piisavalt süstemaatiliselt ega detailselt.
• Eeldatakse, et olemasolevad lahendused on alati õiged ega vaadata neid kriitiliselt üle.
• Olulist infot ei dokumenteerita, eeldades ekslikult, et hiljem see meenub.
• Kliendilt ei küsita üle, kui pakiline probleem tegelikult on. Mõnikord ei julge klient ise seda välja öelda.
• Juhendamist ei kuulata piisavalt tähelepanelikult ega peeta seda vajalikuks, mistõttu oluline info jääb märkamata või ununeb kiiresti.
• Viid kliendi juurde tarviku, kauba või toote ajutiselt, ei pane kirja (lootuses, et see on seal vaid korraks) ning kaup jääb arveldamata.
• Arvad, et kuna Sina täitsid vaid osa ülesandest siis toote arveldab kolleeg, tegelikult kolleeg arvab, et Sina arveldada ning jääbki arveldamata.
• Arvad, et mõni väike nüanss jääb meelde aga tegelikult ei jää.
• Lahendad sarnast intsidenti nagu kolleeg, lahendad sarnaselt korduvalt intsidenti ning arvad, et tekkis lahendus – tihti jääb nii klient koguaeg ühte ja sama probleemi teatamast ning nii vähendad enda ja kolleegi mainet kliendi silmis.
• Arvad, et klient mõtleb või käitub ühte moodi – tegelikult on aga ootused või mõtted teistsugused, Sa oleks pidanud üle küsima.
• Sa arvad, et lahendad ise mõne küsimuse ära, võtad ise ja teed teise inimese töö ära aga jätad tiimi juhi informeerimata – lõpuks ei tea keegi, kes tegi, miks tegi, kes vastutab ja miks vastutab ning ka teami juht pettub, kuna tema antud ülesanne jäi ootuspäraselt täitmata. Sa pead alati informeerima kui vahetada töö “omanikku” või “vastutajat”, ära jäta tiimi juhti informeerimata (oht on, et Sul ei ole piisavalt infot, Sa ei tea ootusi või Sul ei ole piisavat kogemust).
• Pöördud küsimusega grupichatis kõikide poole – Saa aru, Sa ei saa ja ei ole ka mõistlik oodata kiiret ja asjatundlikku vastust. Eelista alati personaalset pöördumist. Oliste asjade puhul eelista telefonikõnet ja räägi üle.
• Lahendada intsidente kui peaks lahendama inimese probleemi, määrad vastutajat kui peaks kaasama teisi meeskonna liikmeid.